Las auditorías fuera de las instalaciones se han vuelto cada vez más populares y preferidas por los auditores de FMCSA desde que se introdujeron a nivel nacional en 2019. Las auditorías fuera de las instalaciones se realizan de forma remota, sin necesidad de que los auditores visiten las instalaciones del transportista.
Esto las hace más rápidas y económicas que las auditorías en el lugar, y también más convenientes. El DOT puede realizar más auditorías en menos tiempo con este método. Por ejemplo, las auditorías de seguridad solían tardar 18 meses en completarse, pero ahora pueden hacerse en 12 meses o menos. Y ahora, con la inteligencia artificial y el cambio en su puntaje CSA, puede activar una auditoría. Las auditorías fuera de las instalaciones están en aumento y los transportistas deben estar al tanto y preparados para ellas.
Las auditorías de seguridad o revisiones de cumplimiento fuera de las instalaciones son una forma de que los auditores trabajen con los transportistas de forma remota a través del teléfono y las comunicaciones digitales para asegurarse de que están ejecutando un negocio seguro y conforme. Este proceso requiere que el transportista tenga ciertos documentos en el archivo, que debe escanear (si no son digitales) y enviarlos por correo electrónico o cargarlos en un portal web del DOT.
Una gran diferencia que reportan los transportistas que han experimentado una auditoría fuera de las instalaciones, es que el plazo para enviar los documentos se ha reducido significativamente. En lugar del plazo de 3-4 semanas que estaba disponible anteriormente, los auditores fuera de las instalaciones ahora solicitan que todos los documentos se envíen dentro de las 48 horas.
Esto podría ser un desafío para aquellos que guardan archivos en papel, ya que tendrían que escanear, almacenar digitalmente y enviar por correo electrónico todos los documentos solicitados en solo un par de días.
Estos son los documentos que los auditores les van a pedir:
Pruebas del seguro– MCS-90 forma
Registro de accidente
Carpeta de contratación del conductor con los siguientes documentos: debe tenerla para todos los trabajadores que ha tenido en los últimos 365 - se contrasta con los agregados al seguro.
Aplicación de empleo del DOT
Revisión de antecedentes de trabajos anterior 3 años anteriores
MVR
CDL copy
Medical Card
● PROGRAMA DE ALCOHOL Y DROGAS (*Requerido solo para drivers con CDL)
- Copia del resultado de las pruebas de droga de pre empleo de todos los trabajadores contratados en los últimos 365
- Certificado - Lista de coductores vinculados a su programa de alcohol y drogas.
- Ceritificado de inscripcion al programa de alcohol y drogas
- política de alcohol y drogas para su compañía.
● Reporte del Clearinghouse
- Tanto la compañía con los conductores debe estar inscritos en el clearinghouse
- Prueba de que se realizaron búsquedas en el clearinghouse de pre empleo y búsquedas anuales según aplique.
● Horas de Servicio
– Logs de los últimos 30 dias de servicio
- Documentos soporte de esos últimos 30 días como facturas de combustible y peajaes.
● Prueba de mantenimiento del vehículo.
- Inspección anual de las power units.
-Lista de todos los CMV´s usados en los últimos 365 días.
No espere que la auditoria le llegue para ponerse al día con todos los requerimientos. Multas y suspensiones le pueden aplicar y pueden dañar el récord de su negocio. Si usted quiere tener todos estos documentos al día, nosotros lo ayudamos a cumplir con estos requerimientos, ¡CONTÁCTENOS AHORA!
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