Las multas pueden ir desde US $1.544 - PER DAY según la revisión de compliance hecha en 2024 bajo la norma 49-USC-521
Como propietario de una empresa de camiones, asegurar que tus operaciones cumplan con las regulaciones del Departamento de Transporte (DOT) es crucial para evitar multas costosas y mantener tu flota en la carretera. Uno de los elementos clave en la conformidad con el DOT es mantener los Archivos de Calificación de Conductores (DQ, por sus siglas en inglés). Según las Regulaciones Federales de Seguridad de Autotransportes (FMCSR) § 390.51, cada transportista debe mantener un archivo DQ para cada conductor que emplee. Aquí te explicamos lo que necesitas saber sobre estos archivos y cómo gestionarlos eficazmente.
¿Qué es un Archivo de Calificación de Conductores?
Un Archivo de Calificación de Conductores (DQ file) es una colección de documentos y registros que demuestran las calificaciones de un conductor y su conformidad con las regulaciones del DOT. Este archivo es obligatorio para todos los conductores que operen vehículos comerciales de motor (CMV) que requieran una licencia de conducir comercial (CDL).
El archivo DQ sirve como prueba de que tus conductores cumplen con las calificaciones mínimas para operar un CMV. Es una parte clave del cumplimiento de tu empresa con las FMCSR y puede ser revisado durante una auditoría o inspección del DOT.
Componentes Clave de un Archivo de Calificación de Conductores:
Según la FMCSR § 391.51, un archivo DQ debe incluir los siguientes documentos:
Aplicacion de Empleo del Conductor: Esta es la base del archivo DQ, proporcionando una visión detallada del historial laboral del conductor, sus calificaciones y cualquier violación de seguridad previa. (No es un aplicación cualquiera debe ser la del DOT)
Registro de Vehículos de Motor (MVR): Debe obtenerse un MVR de cada estado donde el conductor haya tenido o tenga una licencia en los últimos tres años. Este registro debe actualizarse anualmente.
Certificado de Prueba en Ruta o Equivalente: La prueba en ruta evalúa la capacidad del conductor para operar el tipo específico de CMV que conducirá. Si un conductor tiene una CDL válida, una copia de la CDL puede sustituir al certificado de prueba en ruta.
Certificado del Examen Médico del DOT: Este certificado, también conocido como examen físico del DOT, demuestra que el conductor cumple con las calificaciones físicas para operar un CMV. Debe renovarse cada dos años o con mayor frecuencia si el conductor tiene una condición médica que requiere seguimiento.
Resultados de Pruebas de Drogas y Alcohol: El archivo DQ debe incluir los resultados de las pruebas de drogas de pre empleo y cualquier prueba subsecuente realizada bajo el programa de pruebas de drogas y alcohol del DOT como son las random y las post accidente
Revisión Anual del Registro de Conducción: Cada año, debes revisar el MVR del conductor y documentar cualquier cambio o preocupación.
Certificado de Infracciones: Cada 12 meses, los conductores deben proporcionar una lista de cualquier infracción de tránsito (que no sea de estacionamiento) que hayan cometido. Esto ayuda a asegurarte de que estás al tanto de cualquier riesgo potencial.
Certificado de Capacitación para Conductores Principiantes: Para los conductores que obtuvieron su CDL después del 7 de febrero de 2022, se requiere un certificado de Capacitación para Conductores Principiantes (ELDT), que demuestre que completaron la capacitación necesaria.
Certificación Anual de Infracciones y Revisión del Empleador: Anualmente, debes revisar la certificación de infracciones del conductor, y también debes documentar tu revisión de esta certificación.
Mantenimiento y Gestión de Archivos DQ:
Asegurarse de que cada archivo DQ esté completo y actualizado es esencial. Los documentos faltantes o desactualizados pueden resultar en violaciones del DOT y multas. Aquí hay algunos consejos para gestionar eficazmente tus archivos DQ:
Auditorías Regulares: Programa auditorías internas regulares de tus archivos DQ para asegurarte de que todos los documentos requeridos estén presentes y actualizados.
Uso de Sistemas Digitales: Considera utilizar un sistema de gestión digital de archivos DQ. Estos sistemas pueden ayudarte a mantener un registro de las fechas de vencimiento y automatizar recordatorios para la actualización de documentos.
Capacitación: Capacita a tu personal de recursos humanos y cumplimiento sobre la importancia de mantener archivos DQ precisos y completos. Asegúrate de que comprendan lo que requieren las FMCSR y cómo documentarlo correctamente.
Retención de Documentos: Recuerda que mientras algunos documentos en el archivo DQ deben mantenerse durante el empleo del conductor y tres años después, otros, como la revisión anual del MVR, solo deben conservarse durante tres años.
Las Consecuencias del no Cumplimiento:
No mantener archivos DQ adecuados puede tener serias consecuencias, incluyendo:
Multas: Las multas del DOT por archivos DQ incompletos o faltantes pueden variar desde cientos hasta miles de dólares por violación.
Las multas pueden ir desde US $1.544 PER DAY según la revisión de compliance hecha en 2024 bajo la norma 49-USC-521
Órdenes de Fuera de Servicio: Los conductores con archivos DQ no conformes pueden ser retirados del servicio, interrumpiendo tus operaciones.
Responsabilidad Legal: En caso de un accidente, los archivos DQ incompletos pueden ser utilizados como evidencia de negligencia, lo que podría llevar a costosas demandas.
Conclusión
Como propietario de una empresa de camiones, estar al tanto de la conformidad con el DOT es innegociable. El Archivo de Calificación de Conductores es un componente crítico de tu programa de conformidad. Al comprender los requisitos de la FMCSR § 391.51 e implementar prácticas de gestión sólidas, puedes proteger tu empresa de multas, garantizar la seguridad de tus conductores y mantener tus operaciones en marcha sin problemas.
Para obtener más ayuda o si tienes alguna pregunta sobre los archivos DQ, no dudes en consultar a un experto en cumplimiento del DOT que pueda guiarte en el proceso.
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